Dokumentierte Information

Dokumentation – Mindestanforderungen

In der ISO 50001 gibt es Mindestanforderungen an die Dokumentation und Aufzeichnungen im Rahmen eines Energiemanagementsystems. So sind die von der ISO 50001 geforderten dokumentierten Informationen zu erstellen und angemessen zu archivieren. Dazu kommt auch die Verfassung und Aufbewahrung der Dokumente, die vom Unternehmen/von der Organisation als erforderlich angesehen werden. Die Dokumentation kann in Papierform oder mittels EDV erfolgen.

Integration von Dokumenten in ein bestehendes Managementsystem

Gibt es in einem Unternehmen bzw. einer Organisation bereits ein anderes Managementsystem und eine dazugehörige Dokumentation sollten die Berichte im Bereich Energiemanagementsystem in diese integriert werden, um die Schnittstellen zu nutzen. Das macht die Dokumentation „schlanker“ und einfacher.

Lenkung von EMS-Dokumenten

Es muss auch ein Verfahren zur Lenkung von Dokumenten eingeführt werden. Das bedeutet: 

• die jeweiligen aktuellen Dokumente müssen an erforderlicher Stelle einsehbar sein, 
• die Dokumente müssen bei Bedarf überarbeitet werden und 
• alte Dokumente müssen bei Bedarf archiviert werden mit Beachtung der Erhaltung der Lesbarkeit (z. B. Messprotokolle).

Dabei ist wichtig, dass überarbeitete, nicht mehr gültige Dokumente eindeutig gekennzeichnet werden bzw. nicht mehr einsehbar sind. Die Archivierungsfrist ergibt sich entweder aus gesetzlichen Vorschriften (z. B. Energierechnungen) oder aus internen Unternehmensvorgaben (z. B. bei Messprotokollen).

Um die Lenkung von Dokumenten zu vereinfachen, sollte sie so weit wie möglich über EDV erfolgen: Beispielsweise kann ein Unternehmen festlegen, dass die aktuellen EMS-Dokumente jeweils nur auf EDV (z. B. im Intranet) abrufbar sind und ausgedruckte Dokumente nicht dem Änderungs- bzw. Aktualisierungsdienst unterliegen.

Nähere Informationen finden Sie hier.