Nichtkonformitäten, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen

Unterschied zwischen internem und externem Audit

In von der Organisation bzw. vom Unternehmen festgelegten Zeitabständen (Intervallen) müssen interne Audits des Energiemanagementsystems durchgeführt werden. Nicht zu verwechseln ist das interne Audit gemäß ISO 50001 mit dem externen Zertifizierungsaudit bzw. mit dem Energieeffizienzgesetz-Audit (EEffG-Audit).

Ein externes Zertifizierungsaudit ist keine Normvorgabe der ISO 50001. Viele Unternehmen, die ein Energiemanagementsystem implementiert haben, lassen sich aber trotzdem extern zertifizieren, um einen Nachweis von einer unabhängigen Stelle zu bekommen, die bestätigt, dass das Energiemanagementsystem gemäß den Normvorgaben betrieben wird.

Ziel des internen Audits

Im Rahmen des internen Audits gemäß ISO 50001 wird überprüft, ob alle Normelemente ausreichend umgesetzt sind bzw. ob es Abweichungen von den Normvorgaben gibt (z. B. Einhaltung energierelevanter Gesetze) und weiteres Optimierungspotenzial besteht. Die Überprüfung kann u. a. durch Gespräche mit verantwortlichen MitarbeiterInnen und/oder durch Einsicht in relevante Dokumente erfolgen.

Beispielsweise können zum Normelement Energiepolitik folgende Punkte überprüft bzw. abgefragt werden:

• Dokumentenprüfung Energiepolitik: Ist die Energiepolitik für die Organisation angemessen?
• Dokumentenprüfung Energiepolitik: Enthält die Energiepolitik alle Normforderungen der ISO 50001 (z. B. Statement zur kontinuierlichen Verbesserung, Statement zur Einhaltung energierechtlicher Vorschriften und anderer Anforderungen)? 
• Frage an eine repräsentative Anzahl von MitarbeiterInnen: „Ist die aktuelle Energiepolitik für Sie einsehbar?“ 
• Frage an eine repräsentative Anzahl von MitarbeiterInnen: „Welche Inhalte der Energiepolitik sind für Ihre Tätigkeit relevant?“ 
• Etc.

Intervall für die Durchführung von internen Audits

Die Norm gibt kein Intervall für die Durchführung von internen Audits vor. Der Zeitabstand wird vom Unternehmen bzw. der Organisation selbst bestimmt und geplant.

Wird die Organisation bzw. das Unternehmen extern zertifiziert – was, wie schon im oberen Absatz erwähnt, keine Normvorgabe ist –, ergibt sich das Intervall für das interne Audit entsprechend dem externen mit mindestens „jährlich“. Denn das externe Audit findet meist einmal jährlich statt, und das interne Audit wird dann vor dem externen Audit ebenfalls einmal pro Jahr durchgeführt. Im externen Audit werden nämlich auch die Ergebnisse aus dem internen Audit überprüft (u. a. erfolgt dabei die Einsicht in den internen Auditbericht).

Vor der Durchführung der internen Audits muss der Ablauf in einem dokumentierten Auditplan festgehalten werden, der mindestens folgende Angaben enthalten sollte:

• Datum des internen Audits bzw. der internen Audits 
• Auditierte(r) Bereich(e) und Auditkriterien 
• Zeitplan, wann welcher Bereich auditiert wird 
• Auditteilnehmer 
• Interne AuditorInnen

Bei der Auditplanung müssen auch die Ergebnisse früherer interner Audits berücksichtigt werden: Gab es beispielsweise beim vorhergehenden internen Audit eine Abweichung im Bereich energieeffizienter Beschaffung, sollte in diesem Bereich beim nächsten Audit ein Schwerpunkt gesetzt werden.

Das interne Audit kann auch verteilt auf das Jahr erfolgen, z. B. kann die energierelevante Beschaffung im Februar eines Jahres, das Thema energierelevante Schulungen im Mai und wiederum die energierelevante Instandhaltung im Juni intern auditiert werden.

Qualifikation von internen Auditoren

Die Durchführung von internen Audits muss von internen AuditorInnen erfolgen, die objektiv und unparteiisch sind. Das bedeutet in der Praxis, dass z. B. die Energiemanagerin bzw. der Energiemanager nicht den eigenen Aufgabenbereich auditieren kann. Werden die internen Audits von internen MitarbeiterInnen durchgeführt, braucht es daher – um die Audits unparteiisch und objektiv zu gestalten – mindestens zwei qualifizierte interne Auditoren für das Energiemanagementsystem gemäß ISO 50001.

Interne Energiemanagementsystem-Audits können auch von qualifizierten Dienstleistern bzw. Dienstleistungsunternehmen durchgeführt werden. Es gibt keine konkreten Qualifikationsanforderungen an eine(n) interne(n) Energieauditorin bzw. Energieauditor seitens der ISO 50001. Um ein internes Audits durchführen zu können, empfiehlt es sich aber, dass die internen EnergieauditorInnen mit der Norm ISO 50001 vertraut sind und ausreichend berufliche Erfahrung bzw. eine Ausbildung im Energiebereich haben. Weiters empfiehlt es sich, dass die internen AuditorInnen Kenntnisse und Fähigkeiten der ISO 19011 haben, einem Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen.

Auditbericht

Die Ergebnisse von internen Audits sind zu dokumentieren und an die Oberste Leitung zu berichten. Die Dokumentation des internen Audits kann in Form einer einfachen Auflistung von Verbesserungspotenzialen, Abweichungen und möglichen Umsetzungsmaßnahmen bestehen (z. B. MS-Excel-Liste), wobei auch positive Feststellungen angeführt werden sollten.

Abweichungen bedeuten eine Nichtkonformität mit den Vorgaben der ISO 50001; bei Abweichungen müssen vom Unternehmen daher verpflichtend Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden.

Verbesserungspotenziale bedeuten Empfehlungen, die im Sinne der fortlaufenden Verbesserung aufgegriffen werden sollten.

In weiterer Folge muss es einen unternehmensinternen Prozess geben, in dem die Maßnahmen und Verbesserungsvorschläge aus dem internen Audit umgesetzt werden. Die Maßnahmen aus dem internen Audit müssen mit einem Zeitplan für die Umsetzung und mit der Verantwortung für die Umsetzung hinterlegt werden.