Internes Audit

Unterschied zwischen internem und externem Audit

In von der Organisation bzw. vom Unternehmen festgelegten Zeitabständen (Intervallen) müssen interne Audits des Energiemanagementsystems durchgeführt werden. Nicht zu verwechseln ist das interne Audit gemäß ISO 50001 mit dem externen Zertifizierungsaudit, das keine Normvorgabe ist. Viele Unternehmen, die ein Energiemanagementsystem implementiert haben, lassen sich aber trotzdem extern zertifizieren, um einen Nachweis von einer unabhängigen Stelle zu bekommen die bestätigt, dass das Energiemanagementsystem gemäß den Normvorgaben betrieben wird.

Ziel des internen Audits

Im Rahmen des internen Audits gemäß ISO 50001 wird überprüft, ob alle Normelemente ausreichend umgesetzt sind bzw. ob es Abweichungen von den Normvorgaben gibt (z.B. Einhaltung energierelevanter Gesetze) und weiteres Optimierungspotenzial besteht. Beispielsweise werden folgende Punkte abgefragt

  • Gibt es eine für die Organisation angemessene und aktuelle Energiepolitik?
  • Enthält die Energiepolitik alle Normforderungen der ISO 50001 (z.B. Statement zur kontinuierlichen Verbesserung, Statement zur Einhaltung energierechtlicher Vorschriften und anderer Anforderungen)? 
  • Ist die aktuelle Energiepolitik für alle Mitarbeiter einsehbar? 
  • Ist die Energiepolitik allen Mitarbeitern bekannt? 
  • Sind die energierelevanten Gesetze identifiziert und werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten? 
  • Etc.

Intervall für die Durchführung von Internen Audits

Die Norm gibt kein Intervall für die Durchführung von internen Audits vor. Der Zeitabstand wird vom Unternehmen bzw. der Organisation selbst bestimmt. Wird die Organisation bzw. das Unternehmen extern zertifiziert – das wie schon im oberen Absatz erwähnt, keine Normvorgabe ist – ergibt sich das Intervall für das interne Audit entsprechend dem externen mit mindestens „jährlich“. Das externe Audit findet meist einmal jährlich statt, und das Interne Audit wird dann vor dem externen Audit ebenfalls einmal pro Jahr durchgeführt. Im externen Audit werden nämlich auch die Ergebnisse aus dem internen Audits überprüft (u.a. erfolgt dabei die Einsicht in den internen Auditbericht). Vor der Durchführung der internen Audits muss der Auditablauf in einem dokumentierten Auditplan festgehalten werden, der mindestens folgende Angaben enthalten sollte:

  • Datum des Audits
  • auditierte(r) Bereich(e) und Bezug zum jeweiligen Normelement der ISO 50001 
  • Zeitplan, wann welcher Bereich auditiert wird 
  • Auditteilnehmer 
  • interne Auditoren

Bei der Auditplanung müssen auch die Ergebnisse früherer interner Audits berücksichtigt werden: Gab es beispielsweise beim vorhergehenden internen Audit eine Abweichung im Bereich energieeffizienter Beschaffung, sollte in diesem Bereich beim nächsten Audit ein Schwerpunkt gesetzt werden. Das interne Audits kann auch verteilt auf das Jahr erfolgen, z.B. kann die energierelevante Beschaffung im Februar eines Jahres, das Thema energierelevante Schulungen im Mai und wiederum die energierelevante Instandhaltung im Juni intern auditiert werden.

Beispiel für einen Auditplan.

Qualifikation von internen Auditoren

Die Durchführung von internen Audits muss von internen Auditoren erfolgen, die objektiv und unparteiisch sind. Das bedeutet in der Praxis, dass der operative Energiemanager nicht seinen eigenen Aufgabenbereich intern auditieren kann. Werden die internen Audits von internen Mitarbeitern durchgeführt, braucht es – um die Audits unparteiisch und objektiv zu gestalten - mindestens zwei qualifizierte interne Auditoren für das Energiemanagementsystem gemäß ISO 50001.

Interne Audits können auch von externen „Internen Auditoren“ durchgeführt werden. Das ist aber nicht zu verwechseln mit den externen Auditoren bei einem Zertifizierungsaudit! Es gibt keine konkreten Qualifikationsanforderungen an einen Energieauditor seitens der ISO 50001. Um ein internes Audits durchführen zu können empfiehlt es sich aber, dass die internen Energieauditoren mit der Norm ISO 50001 vertraut sind und ausreichend berufliche Erfahrung bzw. eine Ausbildung im Energiebereich haben. Weiters empfiehlt es sich, dass die interne Auditoren Kenntnisse und Fähigkeiten in Anlehnung an die ISO 19011 haben, deren allgemeine Anforderungen für interne Auditoren für die Bereiche Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitssicherheitsmanagementsysteme gelten.

Auditbericht

Die Ergebnisse von internen Audits sind in einem internen Auditbericht zu dokumentieren und an das Top-Management zu berichten. Ein Auditbericht kann aus einer einfachen Auflistung von Verbesserungspotenzialen, Abweichungen und möglichen Umsetzungsmaßnahmen bestehen (z.B. MS Excel Liste), wobei auch positive Feststellungen angeführt werden sollten. Verbesserungspotenziale bedeuten Empfehlungen, die im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung aufgegriffen werden sollten. Bei Abweichungen müssen verpflichtend Maßnahmen abgeleitet werden.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

In weitere Folge muss es einen Prozess geben, in dem die Verbesserungsvorschläge aus dem internen Audit umgesetzt werden. Die Vorschläge aus dem internen Audit müssen mit einem Zeitplan für die Umsetzung und mit der Verantwortung für die Umsetzung hinterlegt werden.

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