Kommunikation

Grundsätzlich wird bei einem Energiemanagementsystem zwischen interner und externer Kommunikation unterschieden. Die interne Kommunikation umfasst die Kommunikation innerhalb der Organisation, des Unternehmens bzw. des Gültigkeitsbereichs der ISO 50001.Die externe Kommunikation umfasst die Kommunikation mit allen interessierten Parteien außerhalb der Organisation.

Interne Kommunikation

Die ISO 50001 enthält verpflichtende Vorgaben, Energiethemen intern zu kommunizieren. Für die interne Kommunikation von Energiethemen werden meist vorhandene Kommunikationskanäle im Unternehmen genutzt wie z. B.: 

• Intranet (z. B. Veröffentlichung der jeweils aktuellen Energiepolitik und der energierelevanten Dokumentation)
• E-Mail (z. B. Ankündigung von internen oder externen EMS-Audits, Information zu neuen Verantwortlichkeiten) 
• Newsletter (z. B. Information über neue energierelevante Rechtsvorschriften) 
• Berichte wie Jahres- oder Quartalsberichte (z. B. energierelevante Kennzahlen)
• Aushänge bzw. Anschlagbrett (z. B. Aushang der aktuellen Energieleistungskennzahlen) 
• Informationen als Beilage zum Lohnzettel (z. B. Ankündigung eines externen Energiemanagementsystemaudits) 
• Betriebsversammlungen (z. B. Ankündigung über die Implementierung eines Energiemanagementsystems) 
• Mitarbeiterzeitung (z. B. allgemeine Energiespartipps auch für den privaten Bereich, Interviews mit Energieexperten, Best Practices im Energiebereich der Organisation mit Fotodokumentation, energierelevante Ideen von Mitarbeitern) 
• Mitarbeitergespräche (z. B. Ideen für Verbesserungen auch im Energiebereich) 
• Besprechungen (z. B. quartalsweise Energiemanagementteam-Besprechungen, Diskussion über die Energiekennzahlen bei der täglichen morgendlichen Schichtleiterbesprechung)

Externe Kommunikation

Es muss auch festgelegt werden, welche Informationen in welcher Form und in welchen Intervallen an interessierte Parteien kommuniziert werden.

Meist entscheiden sich Organisationen dazu, Energiethemen wie die Energiepolitik auf der Unternehmenswebsite zu veröffentlichen oder an Auszeichnungsveranstaltungen teilzunehmen, wie z. B. der jährlich stattfindenden klimaaktiv Fachtagung zum Thema „Steigerung der Energieeffizienz in Industrie und Gewerbe“, und das medial zu verwerten.

Ideenmanagement/Verbesserungsvorschlagswesen

Es ist auch eine Vorgabe der ISO 50001, einen Prozess einzuführen, der es allen MitarbeiterInnen und Auftragnehmern ermöglicht, Ideen für Verbesserungen im Energiebereich einzubringen.

In vielen Unternehmen gibt es bereits vor der Implementierung eines Energiemanagementsystems ein bestehendes Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem mit einem existierenden Verbesserungsvorschlagswesen, z. B. bei dem die Idee in einer Dokumentenvorlage aufgezeichnet werden muss, die Idee dann bewertet und manchmal die umgesetzte Maßnahme mit einem Geldbetrag für den Ideenlieferanten prämiert wird.

In der Praxis kann dann das Energiethema ganz leicht in ein bestehendes Verbesserungsvorschlagswesen integriert werden.

Sehr oft ist es aber auch der Fall, dass ein derartiges Ideenmanagement – wie oben beschrieben – aus verschiedensten Gründen nicht optimal funktioniert. Dann kann auch ein System implementiert werden, bei dem Verbesserungsvorschläge aktiv von den jeweiligen Vorgesetzten abgefragt (z. B. in Besprechungen, Mitarbeitergesprächen) und zur Weiterbearbeitung (Bewertung und Umsetzung) dokumentiert werden (z. B. im Besprechungsprotokoll).