Kommunikation

Grundsätzlich wird im bei einem Energiemanagementsystem zwischen interner und externer Kommunikation unterscheiden. Die interne Kommunikation umfasst die Kommunikation innerhalb der Organisation, des Unternehmens bzw. des Gültigkeitsbereichs der ISO 50001 (z.B. Standort xy).Die externe Kommunikation umfasst die Kommunikation mit allen Stakeholdern außerhalb der Organisation bzw. des Gültigkeitsbereichs der ISO 50001.

Interne Kommunikation

Die ISO 50001 enthält verpflichtende Vorgaben, Energiethemen intern zu kommunizieren. Für die interne Kommunikation von Energiethemen werden meist vorhandene Kommunikationskanäle im Unternehmen genutzt wie z.B.:

  • Intranet (z.B. Veröffentlichung der jeweils aktuellen Energiepolitik und der energierelevante Prozesse) 
  • Email (z.B. Ankündigung von internen oder externen EMS Audits) 
  • Newsletter (z.B. Information über neue energierelevante Rechtsvorschriften) 
  • Berichte wie Jahres- oder Quartalsberichte (z.B. energierelevante Kennzahlen) 
  • Aushänge bzw. Anschlagbrett (z.B. Aushang der aktuellen Energiekennzahlen) 
  • Informationen als Beilage zum Lohnzettel (z.B. Ankündigung eines externen Energiemanagementsystemaudit) 
  • Betriebsversammlungen (z.B. Ankündigung über die Implementierung eines Energiemanagementsystems)
  • Mitarbeiterzeitung (z.B. allgemeine Energiespartipps auch für den privaten Bereich, Interviews mit Energieexperten, Best Practices im Energiebereich der Organisation mit Fotodokumentation, energierelevante Ideen von Mitarbeitern) 
  • Mitarbeitergespräche (z.B. Ideen für Verbesserungen auch im Energiebereich) 
  • Besprechungen (z.B. quartalsweise Energieteamzirkel, Besprechung der Energiekennzahlen bei der täglichen morgendlichen Schichtleiterbesprechung) 

etc. ad Besprechungen:

  • Bei für das Energiemanagement relevanten Besprechungen sollten verschiedene verantwortliche Mitarbeiter einbezogen werden, beispielsweise der Abteilungs- bzw. Bereichsleiter oder der Energietechniker 
  • Bei Bedarf sollten weitere verantwortliche Personen (z. B. zusätzlich zu Technikern auch eine Person aus dem Einkauf) hinzugezogen werden, da Energie ein Schnittstellenthema im Unternehmen ist 
  • Der Teilnehmerkreis der Besprechungen sollte in einem Besprechungsprotokoll dokumentiert werden

Externe Kommunikation

Es gibt jedoch keine verpflichtende externe Kommunikation nach außen wie z.B. bei der ISO 14001 die Vorgabe der externen Kommunikation der Umweltpolitik. Es muss lediglich eine schriftliche Entscheidung des Topmanagements vorliegen, in der festgelegt ist ob extern kommuniziert werden soll oder nicht. Diese Entscheidung wird üblicherweise im Management Reviews des Topmanagements (der obersten Leitung) dokumentiert. Meist entscheiden sich Organisationen dazu, Energiethemen wie die Energiepolitik extern via Unternehmenswebsite zu kommunizieren oder an Auszeichnungsveranstaltungen wie z.B. der jährlich stattfindenden klimaaktiv - Fachtagung zum Thema „Steigerung der Energieeffizienz in Industrie und Gewerbe“ teilzunehmen.

Ideenmanagement/Verbesserungsvorschlagswesen

Es ist auch eine Vorgabe der ISO 50001 einen Prozess einzuführen, der es allen Mitarbeitern und Unterauftragnehmern ermöglicht, Ideen für Verbesserungen im Energiebereich einzubringen. In vielen Unternehmen gibt es bereits vor der Implementierung eines Energiemanagementsystems ein bestehendes Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem mit einem existierenden Verbesserungsvorschlagswesen, z.B. bei dem die Idee in einer Dokumentenvorlage aufgezeichnet werden muss, die Idee dann bewertet und manchmal die umgesetzte Maßnahmen mit einem Gelbetrag für den Ideenlieferanten prämiert wird. In der Praxis kann dann das Energiethema ganz leicht in das bestehende Verbesserungsvorschlagswesen integriert werden.

Sehr oft ist es aber auch der Fall, dass ein derartiges Ideenmanagement – wie oben beschrieben - aus verschiedensten Gründen nicht optimal funktioniert. Dann kann auch ein System implementiert werden, bei dem Verbesserungsvorschläge aktiv von den jeweiligen Vorgesetzten abgefragt (z.B. in Besprechungen, Mitarbeitergesprächen) und zur Weiterbearbeitung (Bewertung und Umsetzung) dokumentiert werden (z.B. im Besprechungsprotokoll).

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