Dokumentation

Dokumentation und Lenkung von Dokumenten

In der ISO 50001 gibt es Mindestanforderungen an die Dokumentation und Aufzeichnungen im Rahmen eines Energiemanagementsystems. Die Dokumentation kann in Papierform oder mittels EDV erfolgen.

Integration in ein bestehendes Managementsystem

Gibt es in einem Unternehmen bzw. Organisation bereits ein anderes Managementsystem und eine dazugehörige Dokumentation sollte die Dokumentation im Bereich Energiemanagementsystem in diese integriert werden um die Schnittstellen zu nutzen. Das macht die Dokumentation „schlanker“ und einfacher.

Dokumente und Aufzeichnungen – Mindestanforderungen

Folgende Dokumente und Aufzeichnungen sind gemäß ISO 50001 verpflichtend zu erstellen

  1. Die Beschreibung der Kernelemente des Energiemanagementsystems und deren Zusammenspiel
  2. Geltungsbereich und Grenzen: 
  3. Energiepolitik
  4. Energieziele und Aktionspläne
  5. Weitere Dokumente und Aufzeichnungen die von der Norm in schriftlicher Form gefordert sind:
  6. Dokumente die von der Organisation als erforderlich angesehen sind

Lenkung von Dokumenten

Es muss auch ein Verfahren zur Lenkung von Dokumenten eingeführt werden, das bedeutet:

  • die jeweiligen aktuellen Dokumente müssen an erforderlicher Stelle einsehbar sein,
  • die Dokumente müssen bei Bedarf überarbeitet werden und 
  • alte Dokumente müssen bei Bedarf archiviert werden.

Dabei ist wichtig, dass überarbeitete, nicht mehr gültige Dokumente eindeutig gekennzeichnet werden bzw. nicht mehr einsehbar sind. Die Archivierungsfrist ergibt sich entweder aus gesetzlichen Vorschriften (Energierechnungen) oder aus internen Unternehmensvorgaben (z.B. bei Messprotokollen).

Um sie zu vereinfachen, sollte die Lenkung der Dokumente soweit wie möglich über EDV erfolgen: Die aktuellen EnMS-Dokumente sind dabei jeweils nur auf EDV (z.B. im Intranet) abrufbar und ausgedruckte Dokumente unterliegen keinem Änderungs- bzw. Aktualisierungsdienst.

Nähere Informationen finden Sie hier.

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